内容团队需要管理创意、写作、编辑、校对、发布、推广、分析和报告，团队成员包括作者、审阅者和每个月的数十篇文章。聪明的内容引导者会找到自动化这些过程的方法，让他们专注于真正重要的事情。
所以，为了激励你，向你展示哪些是可能的，哪些是真正值得自动化的，我们邀请了三位专家分享他们最喜欢的工作流程。
Eric Doty， Dock的内容主管。
汤米·沃克，内容工作室创始人和剪辑室主持人。
Caitlin Burns， Dovetail的内容和SEO主管。
内容
1. 使用Airtable来管理整个内容制作工作流
你不能自动化所有的东西，但是你可以自动化整个内容制作流程。
正如汤米·沃克（Tommy Walker）所说，我的受访者把Airtable当作“行动的中心基地”。这样的基地控制着一切：
主题思想与关键词和他们的SEO数据。
三角裤。
概述了。
文章。
任务的状态和不同的查看方式（日历、看板等）
贡献者和他们的角色。
通知。
升降台，基地视图。
这背后的一般思想是使用触发器和操作。一套完整的触发器和至少一个操作通常被称为Zap（由自动化工具提供商之一Zapier创造）。
我们所有的专家都有这样的核心基础，我想一旦你开始自动化工作，就很难拒绝拥有一个。这是Eric Doty的其中一个系统：
Eric提到使用Ahrefs作为他的关键字来源。如果您打算做同样的事情，这里有一个快速提示—在Ahrefs中使用自动关键字集群，这样您就不需要在以后弄清楚它。
TipKeyword clustering允许你对具有相同意图的关键字进行分组——你会遇到很多这样的情况（例如，“汽车保险”和“汽车保险”）。
您所需要做的就是在Ahrefs的Keywords Explorer的Matching terms报告中单击Cluster by Parent Topic选项卡。您还可以导出列表并在Airtable、Notion或类似的环境中使用它。
回到我们的核心内容库，重要的是要注意不是每个人都需要定期访问它。正如Tommy指出的那样，内容自动化系统可以与团队成员遵循的流程集成（甚至可能与其他自动化集成）。
例如，一些涉众需要关于状态变化的实时通知，而其他涉众只需要每周的内容输出摘要。自动化很好地处理了这个问题。
你也可以让人们填写表格，然后输入系统。例如，销售团队可以使用这样的表单来请求新内容，而无需进入Airtable设置。
2. 将文章分配给作者、编辑和中小企业
Caitlin向我展示了她如何根据工作进度自动将任务分配给三种类型的贡献者：作者、主题专家审稿人和编辑。所有这些都是为了维持每月20 - 30篇发表文章的产出，而不离开Airtable。
Caitlin非常慷慨，所以你不仅要看到这个工作流程做什么，而且还要复制Airtable和现成的Zaps的条件逻辑！
当Caitlin将一篇文章的状态指定为“写作”时，整个过程就开始了。
这将触发Airtable自动将摘要添加到作者的谷歌表单中。然后由谷歌Sheets中的新行触发Zap，该行添加分配日期并向作者发送电子邮件，通知他们新的分配。
这是这个部分在Airtable中的设置：
当作者写完他们的部分，凯特琳会在Slack上收到一个自动通知。
接下来，文章交给专家审阅。这对Caitlin的战略至关重要，因为它通过独特的专业知识和现实生活经验来增强内容。
由于自动化，所有Caitlin需要做的就是将状态更改为“正在审查”。这会将文章链接、摘要和字数添加到审稿人的谷歌表单中。
最重要的是，这个自动化会发送一封电子邮件给审稿人，通知他们分配的情况。这是最酷的部分：电子邮件将根据文章是全新的还是第二次审查而有所不同。这是如何在Zapier设置的。
审稿人完成审稿后，他们选中“Done”，并在工作表的“Next steps”下拉框中选择一个字段，以反映文章是否被批准或是否需要作者进行修改。然后凯特琳在Slack上收到这样一条信息：
如果作者需要进行更改，也会有一个特殊的状态。当Caitlin将状态从“正在评审”更改为“作者正在更新”时，这将自动更改作者谷歌表单中的状态。为了确保作者不会错过状态的变化，还有一个自动的电子邮件通知。
最后，我们进入编辑阶段。现在，Caitlin将状态更改为“Editing”，这将在编辑器的谷歌Sheet中添加一行，就像对作家和专家所做的那样。
当一篇文章完成后，编辑在他们的工作表中更改状态，并根据需要添加任何评论，Caitlin收到以下消息：
你可以复制凯特琳在这里使用的Zaps：
发送新文章给作者
一位作家提交了一篇文章
把文章寄回给作者修改
将Airtable的文章分配给编辑
当编辑检查文章是否已编辑时，发送Slack更新
3. 在内部共享内容并使其可访问
发布的内容越多，组织中的人员就越多，就越需要这种类型的自动化。
首先，Eric将向您展示如何设置Airtable，以便每当发布新的博客文章时，它都会触发给作者的电子邮件，Slack上的消息以及Airtable中的状态更改。
现在，让我们假设你有一个很大的内容库存，并希望帮助其他团队访问它，以便在潜在客户电话或新闻通讯中使用。你可以使用Caitlin的另一个工作流程，它通过Zap将ai生成的所有已发表文章的摘要添加到Airtable。
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4. 快速保存您最好的内容创意
如果你像Eric（和我）一样，你会在各种情况下获得内容想法，并且通常是随机的，并且并不总是快速或容易地打开内容仪表板将它们记录下来。幸运的是，你也可以设置一个Zap来处理这个问题。
在这个例子中，Eric解释了他如何创建一个漂亮的工作流程，将Slack频道中注明的内容想法直接发送到Airtable。
埃里克在Slack频道中用预定义的标签记下了一个关键字的想法。
Slack bot确认将关键字添加到Airtable，并附加到Airtable基地的链接。
现在关键字在关键字列表中，Eric可以在他准备好的时候添加SEO数据。
5. 自动创建内容摘要
如果你正在用同样的文档格式为别人写摘要或为自己写大纲，我相信你会喜欢这个工作流程。
触发器有两个条件：主题必须达到“所需简要”状态，并且简要必须尚未创建。
操作：创建一个谷歌文档，作为内容摘要的模板。该文档已经包含了一些来自Airtable的信息，这些信息通过关键字、主题和格式等变量向下传递。
通过包含重要的子主题，让你的内容在b谷歌的眼中更有相关性。你可以通过识别文章排名靠前的关键字来找到它们。
转到Ahrefs的关键字资源管理器，输入您的目标关键字，然后向下滚动到SERP概述。选择一些排名靠前的文章，然后单击在Content gap中打开。
你会看到你所选文章排名的关键字列表。文章排名前三的关键词可能是最重要的子主题。
如果你正在优化现有的文章，你可以使用Ahrefs中的AI内容分级器添加值得扩展的主题。
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如何制作内容简报（附6个模板）
6. 管理播客节目的嘉宾
下面是来自Tommy Walker的灵感，分享如何通过将几个不同的工具连接到Airtable来实现播客制作的自动化。
步骤如下：
Tommy通过Calendly发出邀请，让人们预定某一集的时段。
当客人预订时间时，这将在Airtable中创建一个状态为“已预订”的新记录，并填充其详细信息。
这也会触发谷歌Drive在其中创建一个新文件夹和两个子文件夹（其中一个用于客人上传他们的头像）。
上传头像到文件夹通知设计师。
接下来，给客人发一封邮件提前预约。
现在，Tommy可以点击Airtable内部的“创建页面”按钮，在WordPress中创建页面和博客文章（这是多么酷啊！）
在YouTube上完成广播后，它将进入Castmagic的RSS提要。这使得Tommy可以使用该工具创建文本，并在其上使用AI聊天机器人。
勾号是在WordPress中创建页面的按钮。
7. 当贡献者在谷歌驱动器中放置新文件时，发送电子邮件
你知道当有人为你上传新文件到谷歌Drive时没有通知吗？你仍然需要手动通知那个人有关文件，这感觉非常手动；感觉就像把同一件事做了两次。
在谷歌修复之前，Eric将向您展示如何制作Zap，以节省您的时间和安心。在与设计师、作家和视频团队合作时使用这个方法。
触发：贡献者将文件放入谷歌驱动器的指定文件夹中。
行动：给Eric发一封电子邮件，写上贡献者的名字和文件的链接。
常见问题
我已经为那些刚开始使用内容自动化的人回答了一些常见的问题。
内容自动化和自动化（AI）内容之间的区别是什么？
这两个术语很容易混淆，因为它们非常相似，一个是另一个的子集：
自动化内容主要由人工智能生成，无需人工输入。
内容自动化使用工具来简化内容的创建、管理和分发。
因此，您可以在没有自动化内容的情况下实现内容自动化。此外，如果你想在谷歌上排名靠前，建议不要完全自动化你的内容。
自动化内容对SEO有好处吗？
TLDR;如果你想要完全自动化内容，就像在发布之前甚至不看它一样，这很可能对SEO不利，即使b谷歌本身并不反对人工智能内容。
各种SEO实验和案例研究已经证明了一件毫无疑问的事情：玩弄系统只能带来短期收益。谷歌迟早会赶上不良内容和垃圾邮件，不管这些内容是不是自动生成的。当这种情况发生时，您的流量图表将看起来像这样：
你可以公开使用AI制作内容，就像b谷歌建议的那样。但矛盾的是，试图遵守这些指导方针可能会损害用户体验（特别是对于mysql主题）。虽然消费者似乎并不普遍反对人工智能内容（研究），但他们可能会对此持谨慎态度（研究）。
有趣的是，每个人都想用AI来写内容，但同时却没有人想读AI写的内容。
——安德里亚·博索尼（@theandreboso）， 2023年1月18日
最后，与我交谈过的内容自动化专家并不使用AI来生成内容。考虑到他们的经历，我没有料到会有不同的答案。他们可能会使用AI做其他事情，比如生成大纲，寻找内容空白（查看我们的AI content Grader），或寻找相关的子主题，但不会用于实际写作。
内容自动化是否适用于所有规模的团队？
我们的专家一致认为：无论大小，每个团队都可以从内容自动化中受益。
这对每个人都是诚实的。我将它用于每个级别的内容创建——从10篇文章/月到100篇。在HealthMatch，我们每个月发表150-200篇文章，所以我必须很快弄清楚如何使用自动化来实现这种规模。每周给一到两个作家发一封新任务的电子邮件是可行的。给20个作家发邮件就不一样了。
凯特琳·伯恩斯，内容和搜索引擎优化主管，鸽尾
此外，汤米·沃克对此有一个独特的看法：
大公司的价值主张将根据规模而有所不同。对于大公司来说，它更多的是自动化信息交换，以便有效和高效地进行。对于小公司来说，这更多的是为了节省时间。
汤米·沃克，内容工作室创始人
如果你想有效而安全地使用人工智能进行SEO，我们为你提供了14个经过尝试和测试的想法。
内容自动化的常见陷阱是什么？
根据我们的专家，你应该注意两件事。
第一个陷阱是创造无限循环。这是指一个任务一遍又一遍地运行，直到自动化工具的计划达到最大值。如果你正在使用Zapier，下面是避免使用的方法。
另一个陷阱是仅仅因为可能就把所有事情自动化。
遵循Eric的建议：将你手工处理过的任务自动化。避免立即自动化新流程；首先，手动完成它们，看看它们是否值得自动化。否则，您可能会在无效的工作流上浪费时间，或者被太多的自动化任务压垮。
最终的想法
我想用我们每个专家为初学者提供的第一条内容自动化技巧来结束这篇文章。他们似乎都同意：聪明的小。
如果您针对想要解决的特定问题攻击自动化，而不是试图成为内容自动化专家，那么您将通过尝试和错误来学习，您将学习得更快，并且您将自己解决问题，而不是学习抽象的内容。所以从小事做起，从一个你一直在做但不想做的手工过程开始。
Eric Doty， Dock的内容主管
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