报告是衡量绩效和证明业务成功的关键。
但他们并不是生来平等的。大多数企业利用各种各样的报告来衡量他们的表现，并发现增长机会。
在本文中，我们将讨论您可以创建的六种类型的报告，以帮助您评估进度并为未来制定计划。
我们还将向您展示可以采用的格式、报告示例以及一些帮助您简化流程的写作技巧。
为什么需要不同类型的报表？
商业报告是一份正式的文件，在一个地方收集主题数据或分析。
每种类型的报告都有不同的目标。你可以用每月的财务报告来看看你在产品上花了多少钱，以及你可以在哪些方面削减开支。
或者你可以创建一个社交媒体营销报告来跟踪你的Facebook访问量和跳出率：
报告帮助企业所有者为公司的不同领域做出决策。每种类型和格式都不同。
报告的结构和内容取决于几个因素：
你所在的行业
谁会读它
你提到的时间范围
你所涉及的数据或信息的数量
无论是陈述事实还是解决问题
你与公众分享的一份200页的年度商业报告与你自己眼中的每周社交媒体报告有很大的不同。
这意味着每个企业都需要不止一种类型的报告。了解哪些是可用的将有助于您选择正确的格式。
因此，让我们介绍可以为您的业务创建的六种主要类型的报告。加上每一个的例子。
1. 建议报告
提案报告为特定目标或项目制定了策略。如果你拥有一家大公司，某些部门可能需要创建一个正式的提案来申请资金。
下面是一个来自WikiHow的报告的例子：
如果你需要获得新业务，你可以为潜在客户定制一份提案报告。这可能包括为对你的服务感兴趣的人制定你的流程。
假设你在一家SEO机构工作。你可以使用像Semrush这样的工具来完成竞争分析。找出潜在客户的网站目前排名和一些目标关键词的自然搜索量。
然后在提案报告中使用数据的屏幕截图来显示您可以提供帮助的地方。
例如，Agency Analytics有一个SEO报告模板，其中包含所有这些数据的空间：
这个个性化的提案摘要向潜在客户表明你已经做了调查。并有助于建立信任。
那么，提案报告应该包括哪些内容呢？
包括什么
每个提案报告都会有所不同，但您可以从以下基本结构开始：
从问题开始，一些背景信息，以及为什么这是一个问题
提供一个循序渐进的方案
强调解决问题的好处
清除任何潜在的障碍
包括你需要什么人和什么才能成功
最后用一个结论来加强你的论点
无论你想要什么，确保以一种清晰、直接的方式提出你的建议，以获得最大的成功机会。
2. 研究报告
研究报告概述并呈现系统调查的结果。你可以自己做研究报告，也可以让公司外的人做。
这些报告可能包括以下信息：
内部数据
外部科研
以上的混合
如果你是一个主题专家（SME），你可以创建一个研究报告来显示你在你的利基领域的权威。
使用原始数据来创建一个超级可共享的内容，从而产生大量的反向链接。白皮书或电子书是这类报告的流行格式。
这是我们的终极网站审计电子书的一页，下载量超过1.5万次：
根据内容营销协会（Content Marketing Institute）的数据，研究报告是去年为B2B（企业对企业）公司产生最佳效果的前三种内容形式。
你也可以制作一份研究报告，深入研究你的业务或行业的具体方面。也许你想知道为什么某个流程不起作用，或者某个新产品的市场是否存在空白。
您可以创建绩效报告（一种研究报告）来定义和衡量公司的整体成功。您还可以将其用作审计，以发现您自己业务中的内部问题或瓶颈。
包括什么
同样，这取决于你要创建的研究报告的类型。外部研究人员有他们自己的系统，但这里有一个使用原始数据制作自己报告的基本结构：
在一个简短的介绍中提出问题和报告的目的
描述你使用的方法（比如访谈或调查）
用文字、图表、图表、统计数据和其他视觉形式展示结果
解释你的结果的意义
在你的结论中涵盖总体模式，并以建议的下一步结束
别忘了引用你用过的所有资料
研究报告需要时间来创建，但值得，因为它们可以增加你的信誉，帮助你从竞争对手中脱颖而出，并提高你的品牌声誉。
3. 市场营销报告
市场营销报告可以帮助你记录战略的所有部分，让你了解哪些是有效的，哪些是无效的。一个可视化的总结可以让你更容易地发现你的听众对哪些内容有反应，以及错过了哪些机会。
在市场营销中，你可以追踪大量的分析数据。（我们马上就会讲到。）
正因为如此，这些报告可能会变成怪物，变得太大，让你无法处理。
这就是报告工具可以为您节省大量时间的地方。将自动报告添加到您的营销策略中，使您可以专注于更重要的业务决策，例如在何处分配广告支出。
我关于Semrush的报告就是一个很好的例子，它让你：
使用来自20多个营销来源的数据创建自定义报告（包括Semrush功能、谷歌搜索控制台、谷歌分析、谷歌商业概况和Facebook广告）
用你或你的客户的颜色和标志标记任何报告（当你购买代理成长工具包时）
自动发送定期报告给您的团队或客户
保存生成的报表模板以便将来再次使用
如果你曾经看过谷歌Analytics，你就会知道那里有很多信息。那么，你的营销报告应该包含哪些GA参数？让我们来看看一份好报告的基本内容。
包括什么
你在很多平台上推销你的业务。每个平台都有不同的成功标准。
在跨平台收集数据时，请将报告划分为以下部分，以帮助您理解这些数字：
成功/失败
机会
摘要/下一个步骤
以下是一些你可能想要从最流行的平台类型中追踪的分析：
网站及博客
页面浏览量
独特的网页浏览量和访客
保压时间
顶级登陆页面和帖子
交通渠道及来源
转化率（游戏邦注：包括下载、注册等）
新用户vs.老用户
点击率（CTR）
SEO和付费搜索
权威的分数
有特色的片段
一流的内容
关键字运动
广告支出
ROI（投资回报率）
电子邮件营销
新注册
取消订阅
电子邮件发送
打开率
社交媒体
关注者数量
股份数量
评论数
提及次数
总额达到
这些都将表明你的努力如何为你的网站、博客、电子邮件营销和社交媒体平台带来回报。
只要确保你从基准开始，给你一个基线来衡量进展。
4. 销售报告
销售报告在特定时间段内跟踪您的销售操作。它们可以帮助你更准确地预测和确定你的销售策略是否有效。
与市场营销一样，你也可以追踪许多参数。例如，如果您销售实体产品，您可能会使用库存报告来控制库存。
随着你的成长，销售团队可能会向你汇报，或者在他们自己的部门内跟踪团队成员之间的数据和线索。
但是如果你不分割这些数据，事情很快就会变得复杂。这需要做很多工作。
根据我们最近的调查，这可能就是为什么报告是企业必须做的最常规的事情，他们想要摆脱。
为了使事情更简单，可以根据目的将销售报告分成更小的组。或者让一个自动化的工具帮助你减轻压力。
例如，您可以创建一个包含几个kpi（关键绩效指标）的月度报告，以激励您的销售代表达到他们的目标：
让我们来看看你的销售报告中可能包含的一些最重要的指标。
包括什么
你的销售报告指标将取决于你的团队和运营规模、你所处的平台以及你的目标。
就像你的营销报告一样，包括这些部分来帮助你发现任何趋势：
成功/失败
机会
摘要/下一个步骤
以下是一些最受欢迎的指标：
销售收入
根据渠道/来源产生潜在客户
铅转化率
团队绩效
销售数量
净销售额和利润
流失率和成交率
客户获取成本
平均机会值
销售周期长度
演示或呼叫请求数
如果您为客户跟踪销售数据，您也可以使用Semrush的CRM来实时或按时间表共享您的报告。
这可以帮助你更好地划分客户账户，通过自动化简单任务解放你的团队，并改善工作流程。
5. 定期报告
定期报告每隔一段时间重复出现一次。这些也被称为进度报告或项目报告。
定期报告通常以特定的项目或产品为中心，以帮助进行决策。但你也可以在你想要定期跟踪的任何其他业务部门使用它们。
例如，会计报告（组织公司的财务信息）可以是周期性的：
通过每周或每月跟踪事情，你可以更容易地在小问题变成大问题之前发现和解决它们。
定期报告还可以防止你在一段较长的时间结束时，用大量的信息轰炸利益相关者、投资者和客户。或者因为过于频繁的更新而打扰他们。
就像销售和市场营销报告一样，定期报告可以让您将当前结果与过去的报告进行比较，从而衡量您离实现kpi有多近。你所包含的信息应该反映出你所追求的目标。
包括什么
你定期更新的目的可能会有所不同，但这里有一个关于定期报告内容的概要：
高亮显示的数据或结果
与基准比较
总结一下这些结果的含义
你已经克服或仍在处理的挑战
下一个步骤
定期报告通常比其他类型的报告要小得多，因为它们涵盖的时间范围更小。
你可以参考每周或每季度的定期报告来建立一个更大的年终绩效评估。
6. 年度报告
年度报告是评估上一年度的综合性文件。1929年股市崩盘后，它们成为上市公司的监管要求。
这些通常长达数百页，包括财务信息、成就和某些计划的进展。这些官方报告面向外部利益相关者和公众。
以下是哥伦比亚房地产信托公司（Columbia Property Trust Inc .）年度报告的样本页：
仅仅因为这些报告是全面的，并不意味着它们需要无聊。在整个过程中使用视觉效果有助于使这份136页的文件更具吸引力和可访问性。
包括什么
年报中的信息会根据公司的规模和所处的行业而有所不同。但它们通常都包括以下信息：
一封CEO的信
你的使命宣言和未来计划
经营及财务重点
推荐书和团队简介
叙述文本、图形和照片
财务报表
如果你是第一次自己写简历，请咨询专业人士，检查你是否包含了法律要求的所有内容。
既然我们已经介绍了六种主要的报告类型，那么让我们来探讨一下如何格式化报告。
报表可以采用哪些不同的格式？
需要注意的是，报告的“类型”和“格式”是两种不同的东西。
报告的类型是指它的目的取决于主题和受众
报告的格式指的是它的写作和呈现方式
以上每种类型的报告都可以遵循以下任何一种格式：
信息报告vs.分析报告
信息报告和分析报告在文件的最后阶段有所不同。
信息性报告侧重于事实性见解。他们提供相关的信息和数据，而不是个人见解。它们清晰地显示了事物的现状，有助于决策。
这个示例信息报告简单地展示了增长数据：
分析报告（也称为问题解决报告）也包含事实。但它们也包括基于数据的解释和建议。
这个示例分析报告着眼于如何减少医院患者的等待时间：
您可以使用分析报告来调查您的市场中的商业机会。或者分析问题并根据相关信息生成解决方案。
长报告vs.短报告
什么是长报告，什么是短报告？有人说任何超过一页的报告都是长报告。也有人说十页以上。
这种划分没有明确说明。这取决于你要说的话的数量，以及你需要做多少计划来实现它。
大多数营销分析仪表板只有一两页纸：
所以，把你需要说的简洁地说出来，但不要限制自己一篇报告“应该”有多长。
在选择长度时，要注意报告的目的。
更深入的报告（如年度报告）可能超过100页。但是，大多数人都不想为了一份提案报告或月度销售报告而在100页的文件中进行筛选。
正式报告与非正式报告
正式和非正式的报告要考虑所使用的语言和它们的结构方式。正式报告更加详细和深入。非正式报告没有那么严格的结构，往往更短。
正式语言没有那么个人化。它没有使用任何俚语、缩略词或第一人称代词。
非正式语言更随意。它允许作者变得个性化，在语言上打破规则，甚至在极端情况下使用表情符号。
下面是这两种报告语言的一个例子：
正式：“这份可行性报告的目的是确定所提议的功能在财务上是否可行。”
非正式用语：“我们想弄清楚这个新功能是否会让我们倾家荡产。”
较长的报告往往更正式，但情况并非总是如此。Salesforce在其年度报告中展示了如何在不正式的情况下保持专业：
报道语言最重要的一点是，你的写作方式要能让你的听众理解并产生共鸣。
纵向报告vs横向报告
纵向和横向指的是报告在你的组织中传播的方向。这通常适用于大公司，帮助不同部门相互协调。
向上或向下的报告是垂直的。例如，从你的财务部门到高管的预算报告将会上升。
您可以在相同组织级别（如市场营销和销售）的人员之间共享横向报告。
内部报告与外部报告
内部报告在组织内部流动。这些不是给公众看的。这可能是因为他们有敏感数据或使用只有团队成员才能理解的术语和缩写。
例如，审计报告几乎总是内部的：
这是因为这些调查旨在发现组织问题，以便您可以修复它们。在你解决了任何问题之前，你通常不会希望这些信息与公众分享。
你在公司外部分发外部报告。例如，正如我们所了解的，上市公司必须公开分享其年度报告。
与面向员工的文档相比，您通常需要在这种类型的报告中添加更多的背景和解释。
3个写报告的建议，帮助你保持在轨道上
自己写报告可能会让人望而生畏。特别是对于包含大量信息的较长报告。
这里有三个技巧可以帮助你保持正轨——无论你创建的是哪种类型的报告。
1. 计划并专注于你的目标
每份报告都应该有一个明确的目的。你需要说服读者吗？给他们做决定的背景信息？
想想你对完成的文档的期望，这样你就可以确保最终的结果符合你的目标。
计划总是很重要的，对于深度报道更是如此。如果你没有事先规划好你要覆盖的领域，你很容易偏离方向，错过你的目标。
你的报告的结构会有很大的不同。但它可以帮助以一个简单的项目符号列表开始。例如，你可以这样规划年度报告的结构：
标题或标题页（越吸引人越好）
目录，使查找特定部分更容易
简要概述或执行摘要，涵盖主要要点
引言吸引你的读者，分享他们将学到的东西
主体被分成与每个部分相关的标题
结论，强调总体模式，并提供行动呼吁
引用报告中使用的所有来源
软件公司Splunk将其长达121页的年度报告分成如下目录：
在开始写作之前，一定要组织好你的数据、辅助的视觉效果和信息。这样，你就不会错过任何东西。
2. 使用视觉效果来显示信息
视觉效果可以帮助分解信息，突出报告的重要部分。
例如，Salesforce使用品牌插图、颜色和图标来吸引人们注意他们在2022年获得的奖项：
这在普通的黑白文本中会有同样的影响力吗？可能不会。这样就容易多了。
数据分析公司datapine展示了颜色编码的销售报告如何帮助您快速查看业绩：
图形和图表也使它更容易消化和分解所有的数字。
下面是来自Venngage的员工绩效评估的一个例子，它使用鲜艳的颜色来区分信息的类别：
即使视觉效果不适合特定的报告，您仍然应该使其在视觉上可访问。
选择一种清晰的字体，大小和颜色要易读。使用大量的留白来将读者的注意力集中在重要的信息上。
3. 坚持使用短句和简单的语言
报告通常包含大量的数据和/或信息。所以保持可读性是很重要的。
问问你自己，你的听众是否熟悉你所使用的术语。在与公众打交道时，你可能需要进一步简化措辞。
对于内部文档，您可以使用缩写词而无需额外解释。
这里有一些写报告时要记住的好习惯：
保持句子简短易读
使用连接词（例如，“however”）来帮助读者理解你的想法
项目符号和编号列表使大块文本更容易浏览
粗体和斜体可以增加深度和重点
在线银行Monzo在其互动式年度报告中，用简单的语言坚持了其接地气的品牌声音：
即使是文件后面的金融部分，也用大量的间距和不同的色调来分隔信息块：
它不像大多数年度报告那样，都是用黑白的小字体填满的，这与该公司的价值观“银行业务变得容易”是一致的。
确保你的报告中没有任何错别字或错误也很重要，尤其是在面向公众的情况下。所以一旦你完成了：
再通读一遍你的报告并自我编辑
用Grammarly之类的校对工具检查一下
请编辑检查是否有错误和可读性
你可能身处一个复杂的行业，但你仍然可以用一种大家都能理解的简单方式来解释你的想法。
使用不同类型的报告来做出明智的决定
不同类型的报告可以帮助指导业务不同领域的决策。使用各种各样的方法来帮助你预算、预测和计划未来。
随着业务的增长，对信息的需求和需要筛选的数据量也会增加。手动创建报告是不可行的。您现在可以通过创建模板和自动化流程来做好准备，以简化未来的扩展。
尽早采取这些行动，你会发现在竞争中保持领先要容易得多。
需要帮助为客户创建报告吗？使用Semrush My Reports功能来构建可共享的、预定的白标pdf。