提案请求（RFP）应该是任何业务手册中的必备文档。rfp使寻找和选择承包商的过程从一开始就更加清晰和容易。
对于忙碌的企业主、营销经理和其他负责品牌外包工作的专业人士来说，从长远来看，知道如何编写RFP对于节省你的时间、金钱和资源至关重要。
在本指南中，我们将介绍RFP中应该包含的内容，以及如何制作您自己的RFP示例和RPF模板来帮助您开始。废话不多说，我们开始吧。
为什么要使用RFP？
提案请求是企业为一个（或多个）外包项目寻求多个投标时起草的文件。
例如，假设您是一家汽车零部件企业，希望为一家新车身店的开业进行新的广告宣传活动。你要确保竞标这份工作的承包商或数字营销机构知道：
这个项目的范围有多大啊
这个项目的预算是多少
你的最后期限是什么？
任何可能使工作变得更加困难或劳动密集的障碍
因为从理论上讲，你将处理许多问题和潜在的代理合作伙伴，所以拥有一份记录项目关键要素的文件最终会节省你的时间和金钱。
RFP简化并自动化了投标过程，这样你就可以将精力集中在活动的其他方面。
RFP大纲+示例
在你开始决定在你的提案请求中包含哪些重要的元素之前，考虑做一些研究并完成RFP的大纲或草稿。
请查看网上的一些RPF示例，特别是那些由您所在行业内的企业生成的示例。
环境保护署（EPA）有几个RFP示例，您可以使用它们来大致了解RFP的样子，特别是如果您以前从未见过RFP的话。
也就是说，如果你正在寻找RFP的例子，或者一个更有市场针对性的模板，面向销售产品或服务的企业，模板实验室根据你的行业提供了大量的RFP模板样本供你选择。
一旦你的研究产生了一个RFP样本或模板，你想用它来创建你自己的定制模板，开始你的RFP大纲或草稿。
最好的方法是把笔放在纸上，记下你所知道的关于你的业务、项目以及在与潜在承包商的工作关系中可能出现的任何潜在陷阱。
一旦你有了这些细节，开始制作完整的RFP。
RFP的7大要素
诚然，由于每个项目和业务都是独一无二的，每个提案请求都会与下一个略有不同，但RFP中几乎总是包含一些元素，以使合同协议双方的生活更轻松。
以下是一些你需要考虑添加到你自己的RFP中的内容：
1. 介绍
介绍是未来的承包商或代理机构在提案请求中看到的关于你的业务的第一件事。它应该在第一页的中心位置。
在这个空间里，你可以谈论你的创始人、董事会、高管、使命宣言、你的企业是做什么的、你经营了多久，以及任何你认为与你的品牌或产品有关的事情。这里不是讨论项目细节的地方，稍后会讨论。
2. 项目工作范围
在这个空间里，你可以尽可能详细地谈论项目。列出项目的所有微观和宏观目标。详细谈谈对获胜公司的期望。
再次以汽车零件店为例，你可以这样写：“获胜的公司将在为中型汽车企业制作数字广告活动方面拥有10年的经验。”
在征求建议书的这一部分中尽可能详细地填写，将会淘汰那些不符合项目一些基本条件的承包商。它还将帮助合格的承包商准备符合您需求的提案。
这个RFP示例来自一个希望建立一个新网站的企业。注意项目的每个步骤是如何被仔细概述的。
3. 截止日期和重要的提交日期
任何合同中最重要的因素之一就是截止日期。如果你有一个严格的截止日期，一定要在你的提案请求中强调这一点。如果你有任何额外的提交日期，投标承包商应该知道，这是一个提及的地方。
这将排除那些在你的时间表上有其他重大冲突项目的承包商（使其无法满足你的需求）。
4. 选标时间表
把这部分看作是对你的竞标者的礼貌。承包商通常在投标时花很多心思。让他们知道你打算什么时候做出选择，以及如何联系他们。
这也有助于你的企业和承包商在多个项目的多个投标中游刃有余。确保你身边的所有利益相关者都知道你的提案请求中包含的选择日期，这样他们就不会不小心忽略它。
5. 选择标准
请求提案的这一部分可以帮助完成两件事：
让投标人知道你所有的书面投标要求——这是他们必须包括在他们的书面提案中的元素，以便认真考虑
让承包商了解你在选择过程中所考察的所有与业务相关的标准
如果您计划结合这两种类型的标准，请务必在您的RFP中明确定义。让投标人知道通过创建专门的子节：建议标准和业务选择标准。
6. 预算
承包商需要知道你的预算是多少，以便确定他们提交的合同提案是否在浪费时间，因为他们没有所需的资金支持。
如果你想在这部分详细说明你的预算，那也可以。否则，给承包商一个你能负担得起的大致概念通常足以带来正确的投标。
7. 担忧和可能的障碍
每个项目都有挑战。这是列出所有潜在障碍的地方，这样你的潜在承包商就能从一开始就意识到它们。
例如，您可能想要包括这样的内容，“获胜的承包商将知道这个项目的主要利益相关者将从X个月到X个月休假。获胜的承包商将愿意在项目中途建立一个新的联络点。”
一些承包商有自己的内部操作程序，这可能会阻止他们在遇到某些障碍时与你合作。将这些承包商从选择过程中剔除将使你和他们的生活更轻松。
招标书的清单
一旦你写好了你的提案模板，你要确保在你把它发给承包商之前，所有重要的部分都包括在内。
虽然不可能创建一个涵盖所有可能行业的所有可能的RFP元素的样板清单，但下面您将找到一些最常见的清单。
?业务联系方式（承包商如何与您取得联系）
?联系人（在协议中具体负责项目运营的人员）
?介绍
?项目范围（包括所有次要任务）
?项目截止时间
?提案提交截止日期
?选择标准
?预算
?关注和任何障碍
?一小部分感谢承包商的时间（没有必要，但很不错）
招标书模板
在这里，我们整理了一个RFP模板，你可以用它来开始为未来的承包商概述你的项目。要使用模板，只需复制文本并添加有关项目的所有所需信息。
联系信息
把你的公司名称、邮寄地址、电话号码和电子邮件地址写在文件的左上角。
介绍
包括有关你的商业历史、创始人以及你作为一家公司具体做什么的相关信息。
工作范围
一定要包括尽可能多的细节。用项目符号或数字来组织这一部分，使每件事都清楚。
项目的最后期限
在这部分要尽可能的简洁明了。如果你的项目有多个截止日期，把它们按顺序列出来，并明确说明截止日期是什么。
选标时间表
这一节应该非常简短和清楚。列出中标人的选定日期和联系方式。
选择标准
您可能需要在这里包括两个子部分：书面提案标准和投标人的经验和业务标准。
预算
你可以在本节中详细说明，或者简单地提供一个清晰而简洁的项目预算描述。
关注、问题和障碍
详细描述承包商可能遇到的任何障碍，并列出你对投标人的任何挥之不去的问题或你可能有的任何担忧。还要提供其他关于你的业务的信息，这些信息没有包括在上面列出的其他部分中，但对承包商来说很重要。
最终的想法
选择好的承包商来帮助你的企业实现其目标是经营一个成功品牌的关键部分。在没有征求建议书的情况下，试图在一个业务季度内平衡多个投标可能既伤脑筋又耗时。
对于那些有时间和资源来制作rfp并管理这些投标的分发和结果的企业来说，rfp是非常好的。好消息是，许多企业可以成功地在网上和内部创建专业的RFP文档。
另一种确保你与合格承包商合作的方法是通过代理合作伙伴平台。我们的代理合作伙伴平台将企业与高素质和经验丰富的代理机构配对，以满足品牌可能拥有的几乎任何营销需求。这是一种实现数字营销目标的好方法，而无需在内部扩大规模或为多个合同追逐多个投标。
无论你选择走哪条路，为你的下一个项目准备一个详细的RFP模板可以消除很多压力，让你回到业务的其他重要部分。