技术使企业可以轻松地生成许多不同类型的内容。如果不能有效地管理这些内容，团队就很难找到完成任务所需的信息。
企业内容管理（ECM）就是为了防止这种情况而设计的。
在本文中，您将了解企业内容管理系统和策略如何帮助您组织信息，从而提高生产力、降低成本和降低操作风险。
什么是企业内容管理？
企业内容管理（ECM）描述了大型组织管理其内部和外部内容（例如，培训材料、合同、项目文档等）的过程。
有效的ECM允许企业安全高效地查找和存储重要信息。这可能是以下信息：
员工
客户
利益相关者（如投资者和供应商）
大公司必须开发健壮的、可重复的内容管理流程。这样做可以保持信息的组织性和可查找性，从而提高工作效率。
适当的文档组织对于遵从性、弹性和安全性尤其重要。
ECM不是指单一的技术或行动，而是指一个ECM系统。
这是一种简化和保护整个组织的内容流的软件。稍后将详细介绍这些工具。
ECM涵盖哪些内容？
在ECM中，“内容”可以采用多种格式。传统的ECM策略侧重于将发票、合同和简历等纸质文件放在数字文件柜中。
这些内容仍然很重要。
然而，近年来科技世界已经取得了飞跃。现在，ECM几乎可以涵盖员工用来完成工作的任何信息，包括以下内容：
电子邮件
社交媒体帖子
视频和音频文件
网站内容
软件许可证
几乎所有的内容都可以归为以下三类：
结构化的内容。包含和定义的数据，如数据库或代码存储库的内容。通常情况下，这些内容不需要人类的定期关注就能达到目的。
非结构化内容。没有明确定义格式、功能或存储位置的信息。例如谷歌Docs文件、pdf和电子邮件。
半结构化的内容。这是两者的混合。它包含已经或将被计算机处理的数据，但其格式仍然需要人类识别和分类（例如，自动生成但手动通过电子邮件发送的发票）。
ECM可以处理所有这三种内容类型，尽管它最适合为非结构化内容提供结构。
精简内容生命周期
所有业务信息都要经过一个称为内容生命周期的过程。
企业之间的生命周期阶段通常是一致的。然而，其中的操作可能是不同的。（取决于内容类型和公司的目标。）
ECM的主要目标是：确保整个过程的效率和可预测性。
最简单的形式，内容生命周期是这样的：
1. 捕捉。获取信息。它可能涉及网站访问者将他们的详细信息添加到在线表单或员工下载库存图像。
2. 管理。决定如何处理这些信息：你将如何使用它，谁需要访问它。例如，使用选定的图像来支持未来的内容创建，这应该对内部内容团队可用。
3. 商店。选择在哪里放置信息。您可以使用本地硬盘驱动器来存储编辑指南或将客户详细信息添加到基于云的客户关系管理（CRM）工具中。
4. 保护区。照看好信息。这一步兼顾了安全性、可维护性和易访问性。例如，您可以为存储在谷歌Drive上的内容设置共享权限。
5. 分发（或交付）。确保内容在正确的时间有效地流向正确的人，以保持公司的生产力。
您的过程可能还包括归档和删除（例如，当您不再需要内容时对其进行处理）。
这些额外的步骤对于受数据保护法约束的公司尤其重要。《通用数据保护条例》（GDPR）和《加州消费者隐私法》（CCPA）等隐私立法规定了公司可以保留某些类型信息的时间。
为什么企业内容管理很重要？
通过集中和标准化的内容，您可以确保所有团队成员都有他们需要做以下工作的信息：
做出有效的商业决策
按时完成任务
组织项目
有效的合作
企业内容管理的主要好处如下：
提高了生产率
当公司停止使用孤立的纸质文件时，它们很快就会变得更有效率。
工作人员知道在哪里以及如何找到他们完成任务所需的信息。不需要跟踪其他部门、检查不同的存储位置或请求文件所有者权限。
图片来源：微软
ECM流程自动化处理重复的内容管理任务，允许用户在更短的时间内完成更多任务。例如，您可以配置ecm技术来提醒利益相关者内容编辑，从而使作者和编辑不必通过电子邮件共享更新。
更低的运行成本
ECM系统使数据的组织和移动自动化。它们加快了工作流程，让企业在不额外雇佣员工的情况下实现更多目标。
删除重复的内容管理任务使团队成员能够专注于要求高和创造性的任务，如个性化客户服务和制定战略。
图片来源：Semrush
数字化纸张内容还减少了物理存储要求，进一步降低了成本。不需要为文件空间、硬盘驱动器或管理人员支付费用。
风险降低
ECM提供了一个集中式平台，您可以在其中保存和分发符合法规要求和风险管理指南的内容。
它消除了将您的组织暴露于遵从性风险和其他昂贵问题的特别流程。
将所有内容放在一个地方，您将知道：
谁在访问它
当他们访问它时
他们用它做什么（例如，复制、删除或修改）
当有可靠的审计跟踪时，报告集中式数据要容易得多。一些ECM工具甚至使用机器学习来为您处理报告。
更大的内容一致性
内容管理系统确保进入企业的所有信息都经过相同的流程。
它减少了内容的重复，因此工作人员有一个单一的事实来源。方便地访问唯一的、经过批准的和权威的信息，可以更快地工作，减少错误。
企业内容管理系统是如何工作的？
ECM系统有助于简化组织内信息的生命周期。
它作为所有公司知识的中心点，确保用户能够快速做出正确的决策。
有很多ECM系统可用，因此选择可能很困难。我们将在本文后面讨论一些特定的系统。但现在，在比较系统时，这里有一些最有用的特性和功能：
1. 灵活的文档捕获选项
您应该能够将结构化和非结构化信息导入安全的数字存储库。这可以是您想要存储、共享或存档的任何文档，包括以下内容：
供应商发票
客户发票
员工和供应商合同
电子邮件通信
研究报告
要么扫描非数字信息，要么添加pdf、图像、视频和音频等文件。创建一个有序的数字图书馆将帮助你减少物理上的混乱。
一些ECM工具使用机器学习对文档进行归档和分类，从而节省您的时间并减少人为错误。例如，微软的SharePoint系统有一个自动标记功能，可以帮助你对数据进行分类，并改善搜索结果。
2. 一个安全、可控的数字存储库
ECM平台使您能够更好地控制组织的内容。
您可以选择哪些人可以访问、修改和创建文档，以确保以下内容：
团队成员可以很容易地找到他们需要的东西
只有某些用户可以查看敏感信息（降低代价高昂的数据泄露风险）
例如，您可以将员工合同存储在ECM系统中，并允许每个用户访问自己的合同。您还可以允许人力资源（HR）人员访问所有员工合同。
集中的文档管理也加快了入职和离职的过程。企业可以给予新手在某项任务中所需的权限，而不是一点点地提供信息。
3. 强大的搜索功能
团队成员找到内容的速度越快，他们的工作效率就越高。
一旦您将数据存储在数字存储库中，用户可以使用以下信息对任何记录进行分类和搜索：
元数据（描述内容的数据，类似于搜索引擎优化中的元标签）
文件夹的名字
标题
课文中的单词和短语
创建日期
创建者的名字
简化的访问允许用户立即响应来自客户、同事、涉众和审计人员的请求。其结果是生产力瓶颈减少，客户和员工体验更好。
4. 自动化工具
自动化功能可以帮助公司消除手工任务，从而腾出时间从事要求更高的工作。
一些企业内容管理解决方案可以自动：
删除或突出显示重复的文档
在正确的时间将文档分发给正确的用户
对新文档进行分类并添加元数据以方便搜索
当其他人查看或编辑文档时，提醒指定用户
总之，这些自动化创建了更快、无错误、经济高效的业务流程。在德勤的一项调查中，近三分之二（62%）采用人工智能的商业领袖表示，自动化对他们公司的成功“非常”或“至关重要”。
5. 集成
集成允许ECM解决方案与其他信息管理工具协同工作。
例如，最好的系统可以与：
云存储应用（如谷歌Drive和Dropbox）
签名处理工具（例如DocuSign和Adobe Sign）
CRM软件（如Semrush CRM）
企业资源规划（ERP）平台
图片来源：DocuSign
集成确保了内容在整个技术生态系统中是相同的。无论团队成员往哪里看，他们都能找到准确的、最新的信息。这种一致性使用户能够做出更明智的决定。
一些ECM系统使它们的应用程序编程接口（api）可用。这使用户能够构建自定义集成。例如，Laserfiche提供了一个方便的资源仪表板来帮助您定制系统。
图片来源：Laserfiche
通过正确的开发技能，访问API允许您将ECM软件连接到您的业务使用的任何利基或专有软件。
选择企业内容管理软件：要考虑的3个工具
驾驭不断增长的ECM软件环境可能很困难。
专家估计，到2022年，该市场的规模将达到592亿美元。他们预测，到2028年，这一数字将增加一倍以上。
从大量可用的解决方案中，我们选择了三个：
包括关键特性（捕获、安全性、搜索和自动化）
提供有用的集成
提供灵活的定价选项
我们建议的工具也提供了强大的支持。快速获得答案和解决问题的能力将帮助你保持高效。
1. Laserfiche
Laserfiche是一个基于云的内容服务平台，强调更快的工作流程。
该系统多样化的用户基础显示了它的多功能性和可访问性。这家软件即服务（SaaS）提供商的客户来自一系列行业，包括政府、财富管理、教育、制造业和医疗保健。
图片来源：Laserfiche
Laserfiche的低代码设计工具是其主要卖点之一。它们允许用户自动化100多个内容管理流程，以节省时间、降低运行成本并最大限度地减少人为错误。
2. 在户外(海兰德)
像任何伟大的ECM系统一样，Alfresco数字商业平台旨在将您的内容放在需要它的人的指尖。
它最大的卖点是灵活性和可扩展性。
图片来源：Alfresco
除了为各种谷歌和Microsoft平台提供开箱即用的集成支持外，Alfresco还提供开发人员工具（如开放API），允许用户定制平台以满足他们的需求。
用户创建的集成库也在不断增长。所以，如果你正在努力实现某些目标，但不具备开发知识，Alfresco的社区可能会提供帮助。
3. MicrosoftSharePoint
微软的SharePoint是一个网站创建工具。企业用它来建立内部网站点：安全的数字化内容内部网络，授权用户可以通过一个标准的网络浏览器从任何地方访问。
图片来源：微软
尽管微软没有明确将其作为ECM系统（而是一个具有ECM功能的工具）出售，但SharePoint提供了组织数据和简化公司内容生命周期所需的所有基本功能。
例如，它有以下内容：
文档库。在库中为特定的项目、客户端和任务分组文档
着。自动用元数据标记上传的文档，以便于搜索
无需多设备支持。使用pc、mac和移动设备上传、访问和修改公司的内容
工作流自动化。通过自动化触发通知和批准许可请求等简单任务来提高工作效率
SharePoint的可访问性和低廉的价格适合刚接触ECM的企业。这意味着他们可以在没有重大投资的情况下迅速实现收益。
其他Microsoft 365应用程序（如Office套件、Exchange和Teams）的用户会发现这个界面很熟悉。这些工具也可以无缝地共享信息。
图片来源：微软
如何实施您的第一个ECM系统：一步一步的指南
即使您的软件易于使用，实现ECM系统也可能很复杂。
遵循以下步骤，顺利开始：
第一步：简要介绍关键利益相关者（和团队成员）
您不应该尝试单独实现ECM系统。你需要利益相关者和其他部门的支持和投入，以确保项目满足每个人的需求。
让关键利益相关者（例如，内容所有者，如部门主管）参与计划过程。尽早见面，这样他们就可以提出自己的担忧，并解释他们的业务领域是如何运作的。
简单的日常用户也一样。通过解释您的计划，您可以让团队成员为即将到来的流程变更做好准备。这应该能最大限度地减少干扰。
第二步：确定你的目标
您和所有利益相关者应该清楚地了解ECM实施的目的。这将帮助你衡量项目的成功。
虽然你可能有独特的要求，但你更广泛的目标可能包括以下内容：
减少纸张使用量
加快业务流程
最小化组织风险
考虑一下你将如何衡量这些目标。
例如，如果您正在领导SaaS业务，您可能会记录在实现之前和之后的几个月内完成销售所需的平均时间。通过更容易的内容访问，销售代表应该能够更快地完成交易。
步骤3：选择符合您需求的ECM系统
将候选名单上的ECM系统与公司的目标进行交叉检查。
所有有价值的工具都将帮助您实现基本的ECM成果，例如减少纸张使用和加快业务流程。然而，大多数都有特定的优点和缺点。
例如:
价格较低的选择适合预算较小的公司
与您已经使用的工具的集成简化了实现
开发人员工具帮助企业使用适当的资源来构建自定义特性
一些供应商提供免费试用。使用一个工具更详细地测试一个工具。
步骤4：安装和测试
在供应商的支持下安装解决方案。
然后邀请一个小样本团队用真实的业务内容对其功能进行压力测试。使用一系列的内容类型来确保系统准备就绪。
评估工具如何处理：
更改共享权限
添加和删除用户
上传不同的内容格式
您还可以设置一些基本的自动化，以了解它们是如何工作的。触发内容视图、编辑和批准的内容通知是一个简单的起点。
继续运行您通常的业务流程，直到您确信新系统已经准备就绪。这将阻止任何意想不到的问题影响您的服务。
步骤5：部署
最后，将软件推广到更广泛的组织。
提供基本的指导，并通过经常使用系统和探索提供商的支持内容来鼓励用户学习更多。
一些供应商，如Laserfiche，甚至为新用户提供专门的培训课程。
图片来源：Laserfiche
大多数文档管理系统也有社区，在那里您可以从其他用户那里找到第一手的见解。这些对于支持非常有用，特别是在使用产品的早期阶段。
ECM是一个持续的过程
一旦你配置好了ECM系统，并且每个人都参与其中，你就需要不断优化自动化和其他设置，以使你的业务随着时间的推移获得最大的收益。
要求利益相关者和普通用户每月提供反馈，以确定精简机会。他们可能会发现你看不到的问题。
最后，跟上供应商的更新，以确保您的系统得到最大的利用。最好的工具会随着不断变化的业务需求而发展，所以要充分利用任何新特性。